Perché tanti progetti ERP deludono
Budget sforati, go-live in ritardo, funzioni mai usate, utenti che resistono. Ogni caso sembra diverso, ma nei progetti che vanno male si ripetono quasi sempre gli stessi cinque errori. Le considerazioni che seguono nascono da ciò che ho visto nei progetti Odoo che ho seguito e in quelli che ho ereditato da altri. Se ti riconosci in qualche situazione, è perché nessuno te ne aveva parlato prima; adesso puoi giocare d'anticipo.
Errore 1: partire dal software invece che dai processi
Il più diffuso è invertire l'ordine: scegliere il software prima di aver capito come lavora l'azienda. «Prendiamo Odoo, poi vediamo» sembra pragmatico, ma porta a un sistema configurato sulle ipotesi del consulente, non sulla realtà del reparto. Dopo qualche mese gli utenti dicono «ma noi lavoriamo in un altro modo» e cominciano le scorciatoie.
Come evitarlo. Dedica tempo all'analisi dei processi prima di parlare con qualsiasi fornitore. Quanti ordini si gestiscono al giorno? Quante varianti? Come funzionano le approvazioni? Quali sono i tre o quattro passaggi in cui si perde più tempo? Io lavoro con un documento di pre-analisi che descrive, area per area, il processo attuale e la soluzione proposta, valutando prima lo standard, poi gli sviluppi. Con quel documento in mano si può valutare un preventivo; senza, si confrontano solo cifre.
Errore 2: sottostimare il costo totale
Il secondo errore è guardare solo alla licenza. Si costruisce il budget sul costo per utente e si pensa di aver previsto tutto. Poi arrivano le voci che nessuno aveva considerato: un'analisi più lunga, personalizzazioni che sembravano semplici, integrazioni con altri sistemi, formazione, supporto dopo l'avvio, hosting, le ore delle persone interne. Il preventivo cresce e resta la sensazione di essere stati presi in giro; più spesso, semplicemente, mancava la lista delle voci.
Come evitarlo. Chiedi un preventivo che separi licenza, analisi, configurazione, sviluppi, migrazione dei dati, formazione e supporto, e che indichi per ogni attività che cosa è standard, che cosa è configurazione e che cosa è codice. Aggiungi un margine per gli imprevisti. Se il preventivo è una riga sola, chiedi di scomporlo; se chi lo ha scritto non sa farlo, è un segnale.
Errore 3: non coinvolgere le persone
L'errore più sottile e più dannoso è decidere il cambio di sistema dall'alto e presentare il nuovo gestionale agli utenti durante la formazione, due settimane prima dell'avvio. Per loro è prima di tutto una minaccia: paura di non saperlo usare, di sembrare lenti, di perdere il proprio ruolo. La reazione è una resistenza silenziosa e al primo intoppo arriva il «lo sapevo che il vecchio sistema era meglio».
Come evitarlo. Individua un referente per ogni reparto fin dall'inizio: persone che conoscono i flussi reali e che diventeranno il punto di riferimento dei colleghi. Coinvolgile nell'analisi, nelle scelte di configurazione e nei test. Al go-live saranno protagoniste del cambiamento. La differenza nell'accoglienza del sistema si vede dal primo giorno.
Errore 4: volere tutto subito
«Visto che cambiamo, cambiamo tutto: CRM, vendite, magazzino, contabilità, produzione, eCommerce, personale, progetti, e colleghiamo anche il sito.» Più funzioni attivi all'inizio, più cresce la complessità, aumentano il carico di formazione e il rischio di errori, e diventa difficile capire dove sta il problema quando qualcosa va storto.
Come evitarlo. Parti dalle aree che danno subito più valore e aggiungi le altre per gradi, quando l'uso delle prime si è consolidato. Meglio tre aree usate bene da persone convinte che dieci usate male da persone frustrate. La modularità di Odoo serve proprio a questo. Chi la sfrutta si risparmia mesi di fatica.
Errore 5: pensare che il go-live sia la fine del progetto
Il quinto errore si manifesta dopo l'avvio e rovina anche i progetti andati bene fino a quel momento. Si saluta il consulente e si torna alla routine. Nelle settimane successive si presentano le situazioni che durante la formazione non erano emerse: una stampa da sistemare, un flusso da semplificare, un report che manca, un caso particolare gestito male. Senza nessuno a cui chiedere, i problemi si accumulano e il sistema diventa «quasi quello che ci serviva».
Come evitarlo. Prevedi un accordo di supporto continuativo con chi ha seguito il progetto, a canone o a pacchetto di ore, per avere un riferimento competente quando serve. Le aziende che lo hanno, dopo qualche anno, lavorano su sistemi maturi; quelle che non lo hanno sono spesso le stesse che, dopo qualche anno, cercano un altro gestionale.
L'errore da cui nascono gli altri
Se dovessi riassumere in una frase la causa di quasi tutti i progetti che falliscono, direi questa: un ERP è un progetto organizzativo trattato come un progetto tecnico. Si parla di server, licenze, moduli e sviluppi. Si dimentica però che dietro ci sono persone che dovranno cambiare abitudini e che i processi andranno ridisegnati. Quando l'imprenditore riconosce questa dimensione, gli errori si possono ancora commettere, ma nessuno diventa fatale. Quando la sottovaluta, nemmeno il software migliore salva il progetto.
Stai valutando un nuovo gestionale e vuoi evitare questi errori? Contattami: partiamo dai tuoi processi e costruiamo un piano realistico, un passo alla volta.