Un gruppo ha una capogruppo, tre negozi di proprietà e tre società estere. Un cliente entra in negozio e chiede un motore disponibile nel magazzino della società francese. Con sistemi separati, o un'unica base dati configurata male, parte una catena di telefonate, e-mail e documenti da reinserire. Il camion fa cinquanta chilometri e le carte sembrano farne mille. Odoo 20 offre strumenti per gestire questi passaggi. Alcune decisioni spettano comunque all'azienda.
Filiale o altra società: la differenza conta
Odoo distingue le società (entità giuridiche con contabilità propria) dalle filiali, che condividono la contabilità della casa madre e servono a separare sedi, magazzini e utenti. Un trasferimento tra due filiali è un movimento interno. Tra due società, invece, comporta una vendita e un acquisto, con fattura. In un progetto multi-società si parte quindi dalla distinzione tra filiali e società. Da questa scelta dipendono i documenti, i diritti di accesso e la valorizzazione.
Due documenti, una sola trattativa tra società
Con le regole intercompany attive nelle impostazioni, l'ordine di acquisto emesso dalla società milanese verso la società toscana genera da solo l'ordine di vendita nella società toscana, e viceversa. Lo stesso vale per fatture e note di credito. Odoo 20 aggiunge la sincronizzazione delle modifiche. Se il responsabile vendite di Milano inserisce il prezzo che l'acquirente non conosceva o porta la quantità da due a quattro, si aggiorna anche l'ordine di acquisto. Il chatter di entrambi i documenti registra chi ha apportato la modifica, in che cosa consiste e quando è avvenuta. Anche la consegna e la ricezione merce delle due società vengono collegati tra loro. Per i gruppi che hanno pochi scambi interni, è il metodo più pulito: ogni passaggio ha il suo documento, e la fattura intercompany nasce dalla coppia.
Dal deposito a Verona al cliente milanese, senza la coppia di ordini
Quando gli scambi sono quotidiani, la coppia ordine di acquisto e ordine di vendita diventa pesante. L'alternativa è la rotta di riapprovvigionamento tra magazzini. Nella configurazione del magazzino milanese si indica da quale deposito può rifornirsi. Odoo crea la rotta e la si assegna ai prodotti interessati. Da quel momento la vendita del motore al cliente genera da sola una consegna dal magazzino di Verona verso l'ubicazione di transito intercompany, poi una ricezione nel magazzino milanese, e infine la consegna al cliente. Il numero di serie del motore attraversa i tre documenti senza essere ribattuto, e la tracciabilità resta intera. Anche la valorizzazione segue il movimento: il magazzino di Verona scarica il valore, quello di Milano lo carica, senza registrazioni manuali.
In questo flusso, la fattura tra società si prepara a fine periodo. Un filtro salvato sui trasferimenti intercompany nell'analisi dei movimenti di Magazzino mostra quantità e valori da riepilogare in fattura. L'emissione è manuale e, per individuare i trasferimenti già fatturati, occorre confrontare i movimenti con la contabilità. Con volumi elevati, può valere la pena introdurre una piccola personalizzazione, come una spunta sul movimento o un report che incrocia trasferimenti e fatture.
Vendere da una società e far ritirare in un'altra
La novità più visibile di Odoo 20 riguarda il ritiro in negozio per gli acquisti online. Prima si poteva ritirare solo nei magazzini della società a cui apparteneva il sito. Ora i punti di ritiro possono appartenere anche ad altre filiali o società del gruppo. Il cliente milanese che compra sul sito veneto sceglie il ritiro nel negozio di Milano, e Odoo assegna l'ordine al magazzino giusto. La stessa scelta si fa dal back office, nelle altre informazioni dell'ordine di vendita, per le vendite al banco o telefoniche. Chi ha reti di negozi con società diverse sa quanto vale non dover dire al cliente «lo ordini dall'altro sito».
Il movimento fisico non è ancora la contabilità del gruppo
In Odoo 20, l’ubicazione virtuale di transito serve a registrare la merce mentre viaggia da una società all’altra. Gli accordi tra le società stabiliscono a chi appartiene durante il trasporto, e la configurazione deve rispecchiare quanto concordato.
Anche i flussi finanziari seguono le regole del gruppo. Con una tesoreria accentrata, ad esempio, controllate e capogruppo emettono gli ordini e le fatture previsti per le operazioni tra loro, mentre la tesoreria centrale gestisce i movimenti di denaro. Per gestire fatture, pagamenti e riconciliazioni bancarie in questo scenario, si può estendere il flusso contabile di Odoo con moduli aggiuntivi che usano giornali bancari dedicati alle registrazioni interne, conti di transito e regole automatiche di registrazione. L’azienda definisce insieme al proprio consulente fiscale le regole sulla proprietà della merce, sui prezzi di trasferimento e sulla gestione della tesoreria.
Cinque domande prima di configurare il flusso
Quali sedi sono filiali e quali società? Per quali prodotti la vendita può essere servita da un'altra società, e a quale prezzo di trasferimento? Coppia di ordini o rotte di riapprovvigionamento, e con quale cadenza di fatturazione? Chi vede che cosa, dato che i diritti di accesso per società sono il punto in cui più gruppi si impantanano? E chi è proprietario della merce in transito? Con le risposte scritte, la configurazione in Odoo è questione di spunte, rotte e un prodotto alla volta.
La promessa al cliente deve restare una sola
Che il motore arrivi dalla Toscana o dallo scaffale di fronte, il cliente ha fatto un ordine e vuole una data. Nei progetti con più magazzini e con integrazioni verso gestionali esterni per anagrafiche e movimenti, ho visto che le scelte su filiali, società, rotte e diritti di accesso incidono sul risultato più di qualsiasi sviluppo. Se la tua merce passa tra società del gruppo e i documenti arrivano dopo i camion, scrivimi.