Nel commercio all'ingrosso e nelle forniture tecniche succede di continuo: il cliente ordina con largo anticipo, poi cambia quantità, a volte anche prodotti, fino a pochi giorni dalla consegna. Se la merce viene comprata o riservata al momento dell'ordine, resta ferma per settimane a occupare scaffali e capitale. Se nel frattempo serve a un altro cliente, qualcuno deve liberarla a mano, ricomprarla, riservarla di nuovo, con tutti gli errori che un lavoro manuale ripetuto comporta. Chi gestisce le scorte deve quindi decidere quando comprare o riservare la merce.
Quando conviene prenotare la merce
Quando confermi un ordine, registri l’impegno verso il cliente. Puoi decidere di riservargli subito la merce anche se il prelievo avverrà settimane dopo. Nel B2B può avere senso, ad esempio, se hai concordato una fornitura dedicata o hai promesso una quantità difficile da reintegrare in tempo. Se invece più clienti attingono alla stessa scorta e le date di consegna cambiano spesso, impegnare la merce più vicino alla data di spedizione ti lascia la possibilità di usare la merce per altri ordini.
I tre metodi di prenotazione di Odoo 20
Per ogni tipo di operazione, come le consegne, Odoo 20 permette di riservare la merce alla conferma, manualmente oppure un certo numero di giorni prima della data pianificata. La prenotazione manuale ti permette di decidere caso per caso. Quella legata alla data è adatta quando vuoi automatizzare la riserva e le consegne richiedono tempi di preparazione simili. Nel frattempo, la previsione di magazzino mostra la domanda degli ordini e la disponibilità prevista anche prima della prenotazione. L’anticipo si imposta per tipo di operazione, con un valore distinto per gli ordini prioritari. A parità di priorità, le consegne dello stesso tipo seguono quindi la stessa regola, anche quando i tempi effettivi variano in base al prodotto, al fornitore o al magazzino.
Partire dalla data promessa e ragionare all'indietro
Per gli acquisti, lo standard calcola già a ritroso. La scheda del fornitore riporta il tempo di consegna per ogni prodotto. Nelle impostazioni si definiscono i giorni di sicurezza per acquisti e vendite e con quanti giorni di anticipo avviare gli acquisti. Le regole di riordino sommano questi tempi e mostrano la data entro cui il fabbisogno viene considerato. Se la consegna al cliente è fra 30 giorni e tra fornitore e sicurezza servono 10 giorni, il fabbisogno nasce al giorno 20, con la data di arrivo attesa allineata. Odoo 20 aggiunge sull'ordine di acquisto la distinzione tra la data richiesta al fornitore e quella che il fornitore ha promesso, così il ritardo si vede prima che diventi un problema in spedizione.
Un fornitore impiega cinque giorni, un altro quindici
La gestione si complica quando lo stesso ordine di vendita coinvolge più fornitori e magazzini. Un ordine con dieci righe da quattro fornitori, destinate a tre magazzini con tempi interni diversi, ha dieci date in cui la merce deve essere pronta e dieci momenti in cui la richiesta d'offerta dovrebbe partire. Se si raggruppano le righe per fornitore in un'unica richiesta d'offerta, conviene prendere come riferimento la data più vicina e accettare che la merce delle altre righe arrivi con un anticipo di qualche giorno. Questa è la zona in cui un'azienda con volumi alti valuta una regola propria, costruita sopra lo standard.
Una regola di prenotazione a ritroso
Un distributore veneto di materiali per l'edilizia ha risolto il problema con una regola su misura. Dalla data di consegna promessa il sistema sottrae i tempi di approvvigionamento specifici dei prodotti e del magazzino. Solo alla data così calcolata riserva la merce disponibile oppure, se manca, crea la richiesta d'offerta. Tre comportamenti completano la regola. Se il cliente rinvia la consegna, la prenotazione viene rilasciata e la merce torna disponibile per chi ne ha bisogno prima. Se cambiano i tempi del fornitore, un clic ricalcola il momento della prenotazione, purché la richiesta d'offerta non sia ancora stata inviata. Se il cliente passa da cinque a sette pezzi, la quantità prenotata o richiesta al fornitore segue l'ordine senza interventi manuali. Dopo tre mesi di esercizio, l'azienda riporta di aver liberato più del 10% del capitale immobilizzato in magazzino. È un dato dichiarato da chi ha realizzato il progetto in una grande azienda e vale come ordine di grandezza. La logica non è un modulo standard e richiede una personalizzazione.
Comprare più tardi ha anche dei costi
Acquistare più a ridosso della consegna riduce le scorte, ma aumenta l'esposizione ai ritardi del fornitore e a volte impone di rinunciare ai lotti economici o agli sconti per quantità. Da qui l'utilità dei giorni di sicurezza, da calibrare per ciascun fornitore. Il margine di tempo può essere più ampio con chi ha tempi irregolari e più stretto con chi consegna sempre puntualmente. Odoo 20 misura la puntualità dei fornitori confrontando date promesse e ricezioni effettive, e quel dato è il modo più affidabile per decidere quanta sicurezza aggiungere.
Il capitale circolante diventa una misura del processo
Con le prenotazioni al momento giusto, il valore della merce a magazzino smette di essere una fotografia subita e diventa il risultato di una regola che si può discutere con il CFO: quanti giorni prima riserviamo, quanta sicurezza mettiamo, quanti pezzi stanno fermi in attesa di un ordine che potrebbe cambiare. Il report di valorizzazione, la giacenza prevista e i filtri sugli ordini di consegna in ritardo forniscono i dati per rivedere queste scelte.
Che cosa fa lo standard e dove fermarsi
Per molte PMI i tre metodi di prenotazione, i tempi di consegna per fornitore e i giorni di sicurezza bastano, se sono configurati. Nella maggior parte dei magazzini «congelati» che ho visto, la prenotazione alla conferma era attiva per abitudine e i tempi di consegna dei fornitori erano rimasti vuoti. Nei progetti per aziende del commercio e della distribuzione ho lavorato prima su queste impostazioni e sulle regole di riordino per magazzino, e solo dopo, dove i volumi e la varietà dei fornitori lo giustificavano, su una logica di prenotazione dedicata. Se i tuoi ordini arrivano mesi prima della consegna e la merce nel frattempo sta ferma, contattami. Partiamo dalla configurazione e passiamo al codice se serve.