Il prezzo della licenza è la voce più facile, e la meno importante
Quando si valuta Odoo, il primo numero che si trova è il costo della licenza. È anche il meno utile per fare un budget, perché racconta una parte piccola della spesa. Chi ha già cambiato gestionale lo sa: le voci che pesano stanno sotto la superficie e, se non vengono messe in conto all'inizio, trasformano un progetto promettente in una serie di sorprese. Questo articolo serve a vederle tutte prima di firmare, e a capire quali fattori spostano il totale verso l'alto o verso il basso.
1. La licenza
Odoo Enterprise si paga per utente al mese, con un prezzo diverso a seconda del piano. Il piano Standard comprende tutte le applicazioni, con l'hosting su Odoo Online. Il piano Personalizzato serve quando il progetto richiede qualcosa di più: Odoo Studio, più società nello stesso database, l'accesso alle API esterne, la necessità di sviluppi personalizzati e l'hosting su Odoo.sh o su server propri. Nei progetti con sviluppi e integrazioni, quindi quasi sempre nelle aziende manifatturiere e con logistiche complesse, il piano di riferimento è questo. Esiste anche il piano gratuito Una app, per chi usa una sola applicazione.
Prendiamo un esempio concreto: 10 utenti sul piano Personalizzato, con l'hosting su Odoo.sh e un ambiente di prova. Questa è la simulazione fatta con il configuratore ufficiale di Odoo per l'Italia, con fatturazione annuale.
- Utenti: 27,90 € per utente al mese, quindi 279 € al mese per 10 utenti. Il primo anno Odoo applica uno sconto di 5 € per utente, che porta il costo a 229 €.
- Hosting su Odoo.sh: 68 € al mese, cioè 48 € per il worker, 8 € per 50 GB di archiviazione e 12 € per l'ambiente di staging, dove si provano sviluppi e aggiornamenti prima di portarli in produzione.
- Totale: 289,80 € al mese il primo anno, pari a 3.477,60 € fatturati in anticipo. Dal secondo anno, senza lo sconto, si sale a 339,80 € al mese, circa 4.080 € l'anno.
I prezzi cambiano da paese a paese e nel tempo: prima di chiudere il budget conviene rifare la simulazione sul sito di Odoo con il numero reale di utenti.
L'utente light: la novità di Odoo 20
In molte aziende una parte delle persone non ha bisogno del gestionale completo. Deve chiedere le ferie, registrare le presenze, caricare una nota spese, oppure lavorare su una sola postazione operativa. Fino alla versione 19, per dare a queste persone un accesso serviva un utente a prezzo pieno. Con Odoo 20 arriva l'utente light, che in Italia costa 4,90 € al mese.
Un utente light può:
- gestire il proprio profilo, le richieste di ferie e permessi, le presenze, le note spese e le valutazioni;
- vedere il lavoro che gli è stato assegnato e compilare i fogli di lavoro, anche negli interventi sul campo e in Shop Floor;
- lavorare in cassa come operatore del punto vendita;
- eseguire le operazioni di magazzino con il lettore di codici a barre;
- consultare la documentazione interna in sola lettura.
Non può invece creare prodotti, configurare il magazzino o creare pianificazioni: appena una persona deve fare uno di questi passaggi, serve un utente completo.
Per un'azienda manifatturiera la differenza si vede subito. Se nell'azienda dell'esempio lavorano anche 20 persone tra reparto e magazzino che usano solo Shop Floor e Barcode, come utenti light costano 20 × 4,90 € × 12 = 1.176 € l'anno; come utenti completi, a listino pieno, ne costerebbero 6.696 €. Per questo la scelta va fatta ruolo per ruolo, già in fase di analisi.
Tre attenzioni prima di contarci. L'utente light richiede Odoo 20 e la sottoscrizione del nuovo contratto Enterprise: chi lavora sulla 19 deve prima aggiornare, e l'aggiornamento di versione è compreso nell'abbonamento. Serve comunque almeno un amministratore con un utente completo, e lo sconto del primo anno non si applica agli utenti light. Infine, secondo i termini contrattuali di Odoo, ogni dipendente registrato nell'app Dipendenti e non collegato a un utente completo viene conteggiato come utente light: se usi Odoo per le paghe o per pianificare tutto il personale, anche chi non entra mai nel sistema rientra nel conteggio.
Le altre voci della licenza
Clienti e fornitori che accedono al portale non costano nulla: si pagano solo gli utenti interni. Alcune funzioni, invece, si pagano a consumo con crediti, per esempio l'invio di SMS, la ricerca automatica dei dati aziendali dalla partita IVA o la lettura automatica delle fatture dei fornitori. Prese una per una sono spese piccole; con volumi alti vanno messe a budget.
Esiste anche Odoo Community, gratuita e senza limiti di utenti. Nei progetti che seguo propongo Enterprise, perché alcune funzioni che fanno la differenza per un'azienda strutturata (Shop Floor, pianificazione, Barcode avanzato, Helpdesk, contabilità con riconciliazione bancaria e report, Studio) sono disponibili solo lì. La licenza, in ogni caso, resta la voce più prevedibile dell'intero progetto.
2. Il progetto di implementazione
È quasi sempre la voce principale del primo anno, ed è quella che decide se il progetto riesce. Un'implementazione fatta bene comprende almeno cinque attività, e per ognuna vale la pena sapere che cosa si sta comprando.
L'analisi dei processi. Capire come lavora oggi l'azienda: chi fa che cosa, come girano vendite, acquisti, magazzino e produzione, dove si perde tempo. Il risultato, nel mio modo di lavorare, è un documento di pre-analisi che per ogni area descrive il processo attuale e la soluzione proposta, valutando prima lo standard di Odoo, poi le estensioni esistenti e solo alla fine gli sviluppi su misura. Saltare l'analisi è il modo più rapido per arrivare al go-live con un sistema che risponde ad altri bisogni.
La configurazione. Piano dei conti, listini, fornitori, prodotti, regole di magazzino, rotte, cicli di produzione, approvazioni. È lavoro tecnico, ma soprattutto di consulenza, perché ogni impostazione condiziona il lavoro quotidiano per anni.
La migrazione dei dati. Anagrafiche, articoli, varianti, listini, distinte, giacenze, partite aperte. È il momento giusto per fare pulizia, eliminando duplicati e codifiche nate per caso; ed è anche il momento in cui nascono i problemi che si scoprono solo dopo l'avvio, se nessuno controlla. Più i dati di partenza sono disordinati, più questa voce cresce.
Le personalizzazioni. Servono quando la configurazione standard arriva fino a un certo punto e il processo dell'azienda chiede un passo in più: un campo, un'automazione, una stampa, un'integrazione con un macchinario o con un altro gestionale, un modulo dedicato. La regola che applico è prototipare con Odoo Studio, per capire in fretta se la soluzione funziona, e portare le modifiche definitive nel codice, perché ogni personalizzazione va mantenuta a ogni aggiornamento di versione e deve essere scritta per durare.
Test e go-live. Prima di considerare Odoo operativo si simulano un ciclo di vendita completo, un ciclo di acquisto, i flussi di magazzino, un ordine di produzione e una chiusura di periodo, con le persone che useranno il sistema.
Quanto costa tutto questo dipende da diversi fattori, tra i quali: quanti processi entrano nel perimetro, quanto sono lontani dallo standard, e quanto sono in ordine i dati di partenza. Per questo diffido dai numeri dati prima di aver visto l'azienda.
3. Hosting, manutenzione e supporto
Dopo il go-live restano i costi ricorrenti. L'hosting dipende dalla scelta tecnica: Odoo Online è compreso nell'abbonamento, ma esclude i moduli personalizzati; Odoo.sh è la piattaforma che consente gli sviluppi, con un canone che cresce con risorse e ambienti (nell'esempio sopra, 68 € al mese); l'installazione su server propri sposta il costo sull'infrastruttura e sulla sua gestione.
Il supporto dopo l'avvio è la voce più sottovalutata. Nel primo anno emergono gli aggiustamenti, le formazioni integrative, le richieste che all'inizio sembravano secondarie. Conviene avere un accordo continuativo con chi ha seguito il progetto, a canone o a pacchetto di ore, in modo che i problemi piccoli restino piccoli.
4. La formazione
La formazione viene spesso trattata come un semplice corso di due ore, quando invece è uno degli elementi che determinano se le persone utilizzeranno davvero Odoo o continueranno a lavorare con i propri fogli Excel. Una formazione efficace deve essere organizzata per reparto, basata sui processi reali dell'azienda e accompagnata da un affiancamento operativo nelle prime settimane dopo il go-live. È un'attività da prevedere come voce specifica nel budget di progetto, considerando sia il costo della formazione sia il tempo che le risorse interne dovranno dedicarvi.
5. Le voci che mancano quasi sempre dal primo preventivo
Ci sono altre tre voci di costo che è importante considerare fin dall'inizio del progetto.
La prima riguarda le integrazioni con sistemi esterni. Collegare Odoo a un software di produzione (MES), a un marketplace, a un PIM o a un gestionale verticale richiede attività di analisi, sviluppo e test che devono essere valutate e preventivate separatamente.
La seconda riguarda gli eventuali moduli sviluppati da terze parti. Possono offrire funzionalità aggiuntive senza doverle sviluppare da zero, ma è importante verificarne l'affidabilità del fornitore e la disponibilità di aggiornamenti nel tempo.
La terza riguarda gli aggiornamenti di versione di Odoo. Con Enterprise, il servizio di aggiornamento del database è incluso nella licenza, ma questo non significa che l'intero processo sia privo di costi. Le personalizzazioni sviluppate devono essere verificate, eventualmente adattate alla nuova versione e sottoposte a test per garantire il corretto funzionamento dei processi aziendali.
Come ottenere un preventivo realistico
Diffida di chi dà un numero senza aver visto i processi. Un preventivo serio nasce dall'analisi: quanti utenti, quali aree, quali integrazioni, quanti dati storici da migrare, quanto personalizzare. Chiedi che sia diviso per fasi, con le attività di ciascuna, e che distingua ciò che è standard, ciò che è configurazione e ciò che è sviluppo. Aggiungi tu un margine per gli imprevisti, perché ogni progetto fa emergere esigenze che in analisi erano invisibili; metterlo in conto all'inizio è realismo, ed è ciò che separa i progetti sereni da quelli che vanno in crisi al primo scostamento.
Se vuoi capire quanto costerebbe Odoo nella tua azienda, contattami: partiamo dai tuoi processi e costruiamo una stima divisa per fasi, senza sorprese.