Hai chiuso una commessa importante. Il cliente è soddisfatto, il lavoro è consegnato, il fatturato è quello previsto. Poi l'amministrazione ricostruisce i costi e il margine risulta molto più basso di quanto pensavi.
A pesare sono state alcune ore in più, un materiale pagato più del previsto, una lavorazione esterna e una modifica chiesta dal cliente che nessuno ha valorizzato. Singolarmente sembrano dettagli. Insieme hanno assorbito una buona parte del margine. E a commessa chiusa puoi solo prenderne atto.
Su una commessa tipo, Odoo 20 collega margini previsti, budget analitici e margini reali per mostrare dove si formano gli scostamenti.
Il margine previsto nasce dalle righe dell'ordine
Prendiamo una commessa venduta a 100.000 euro, con 70.000 euro di costi stimati. Il margine atteso è di 30.000 euro, pari al 30%. In Odoo questa stima non vive in un foglio a parte. Ogni riga dell'ordine di vendita ha un prodotto con un costo atteso. Odoo usa quel costo per calcolare il margine di ogni riga, in valore e in percentuale, e lo riepiloga nella vista dei margini previsti, accessibile dal progetto.
Il dettaglio per riga è la parte più utile. Se la segnaletica ha un margine comodo e la logistica con posa in opera si ferma al 13%, sai già dove dovrai stare attento durante i lavori. Il margine si può anche correggere riga per riga, e il prezzo si adegua.
Un limite da conoscere: la previsione usa il costo del prodotto, non la tariffa oraria della singola persona. Se nella tua azienda un tecnico senior costa il doppio di un apprendista, servono prodotti-servizio distinti con costi diversi. Nei margini reali, invece, le ore vengono valorizzate al costo orario di chi le ha registrate.
Speso, impegnato, previsto: tre numeri diversi
Appena il progetto parte, gli acquisti ordinano i materiali, i subappaltatori confermano gli interventi, il personale registra le ore. Alcuni costi sono già sostenuti, altri soltanto impegnati, altri ancora devono arrivare. L'errore più comune è trattarli allo stesso modo. Le sole fatture registrate danno un quadro troppo ottimista. Sommando ordini e fatture della stessa fornitura, invece, si conta il costo due volte.
I budget analitici di Odoo 20 tengono separate le tre grandezze. Per ogni centro di costo trovi l'importo previsto, quello impegnato (ordini di acquisto confermati, fatture fornitore ricevute e ore registrate) e quello realizzato. Quest'ultimo comprende i costi già registrati sulla commessa, come le fatture fornitore contabilizzate, le ore dei timesheet e le altre registrazioni analitiche. Una semplice richiesta di preventivo non compare da nessuna parte, perché non impegna ancora nulla.
Quando si supera il budget, Odoo segnala lo sforamento e lascia la decisione a chi gestisce la spesa. Se vuoi un'approvazione obbligatoria oltre una soglia, va progettata sul tuo processo. Puoi però aggiornare il budget in corso d'opera: la versione precedente resta memorizzata e puoi confrontare i margini su entrambe.
Ogni costo alla commessa giusta, e alla fase giusta
Un'impresa impiantistica con diversi cantieri aperti riceve la fattura di una lavorazione elettrica: fornitore giusto, importo giusto, tutto in regola. Se resta un costo generico, il responsabile di quel cantiere non la vedrà mai nel suo conto economico.
La contabilità analitica di Odoo risolve il problema con i piani analitici. Puoi definirne più di uno, per esempio un piano «progetto» e un piano «fase», e distribuire ogni riga di fattura su entrambi. In questo caso assegni il 100% alla commessa e il 100% alla fase di installazione. Lo stesso costo si legge così da due prospettive, senza registrarlo due volte.
Per evitare di compilare la distribuzione a mano su ogni riga, Odoo offre due automatismi. Il conto analitico impostato sul progetto viene ereditato da tutte le fatture create dal progetto stesso. I modelli di distribuzione analitica applicano una distribuzione predefinita in base a criteri come il prodotto o il fornitore. Configurarli bene è la parte del lavoro che fa la differenza tra un sistema usato e uno subito abbandonato.
Margini reali: capire dove è finito il margine
A fine lavori il margine è di 20.000 euro contro i 30.000 previsti. Per capire come intervenire bisogna risalire alle cause dello scostamento.
La vista dei margini reali usa una tabella pivot sulle registrazioni analitiche. Comprende le ore registrate sulle attività e le fatture fornitore e cliente con distribuzione analitica sul progetto. Puoi organizzarla come vuoi. Raggruppando per fase e per mese, per esempio, scopri che i costi di progettazione sono esplosi nell'ultimo mese, quando dovrebbero concentrarsi all'inizio. Un clic sul valore mostra le registrazioni sottostanti: modifiche di progetto chieste dal cliente a lavori avanzati, mai valorizzate.
Ogni risposta porta a una decisione diversa. Se il problema è il prezzo di una fornitura, si rivede l'approvvigionamento. Se sono le ore, si rivedono le stime. Se sono le varianti, va cambiato il modo in cui le modifiche vengono approvate e fatturate. Lo stesso dato si può portare in un grafico, in un foglio di calcolo o in una dashboard per condividerlo con la direzione.
Dalla singola commessa al portafoglio progetti
Le modifiche tardive hanno colpito questa commessa. Succede anche nelle altre? Il report dei margini nell'area Reportistica di Progetto consente di confrontare tutti i progetti. Puoi disporre i progetti sulle righe e le fasi sulle colonne, oppure usare la griglia per vedere l'andamento di ogni fase nel tempo.
A questo punto il controllo economico comincia a influenzare l'attività commerciale. Se una lavorazione richiede sistematicamente più ore del previsto, correggi le stime nelle prossime offerte. Se una tipologia di progetto genera costi indiretti alti, li consideri già in fase di preventivo. Fai offerte sapendo quanto ti costa davvero il lavoro.
Cosa cambia rispetto alle versioni precedenti
La vecchia dashboard di progetto, con il riepilogo della redditività, in Odoo 20 non c'è più. Al suo posto ci sono le tre viste di cui abbiamo parlato, che si aprono dal menu superiore del progetto accanto ad aggiornamenti, budget e tempo per fase. Si perde una pagina riassuntiva pronta, si guadagna molta più flessibilità: le pivot si adattano alle domande che ti fai davvero, e l'analisi si estende all'intero portafoglio invece che a un progetto alla volta. Chi vuole un cruscotto fisso può costruirlo con il foglio di calcolo di Odoo partendo dagli stessi dati.
Il modello analitico va progettato, non solo attivato
Nei progetti su commessa che ho seguito, soprattutto nell'impiantistica e nei cantieri, ho progettato il modello analitico prima di configurarlo, definendo quali dimensioni analizzare, quali costi attribuire automaticamente, chi deve leggere i numeri e con quanto anticipo. Odoo 20 mette a disposizione gli strumenti; il modello va costruito sul ciclo amministrativo della tua azienda, perché un numero sullo schermo serve solo se chi lo legge sa esattamente che cosa rappresenta.
Se vuoi impostare il controllo di costi e margini delle tue commesse in Odoo, scrivimi. Partiamo da una tua commessa reale e confrontiamo preventivo e costi effettivi.